Faktury ustrukturyzowane

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF

Od 1 lipca 2024 r. podatnicy będą zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF.

• podmiotu zagranicznego, który nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (może on wystawiać faktury w KSeF)
• podmiotu zagranicznego, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, przy czym nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczenia usług, dla których wystawiono fakturę (może on wystawiać faktury w KSeF)
• przez podatników korzystających z procedur szczególnych rozliczania VAT: 1) podmiotów z siedzibą poza terytorium UE świadczących usługi na rzecz konsumentów z UE i zarejestrowanych w Polsce na VAT dla procedury nieunijnej rozliczania VAT, 2) podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla procedury szczególnej rozliczania VAT w międzynarodowym okazjonalnym przewozie drogowym osób 3) podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do procedury szczególnej dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
• w okresie trwania awarii KSeF
• w okresie niedostępności KSeF lub gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury w KSeF z innego powodu niż awaria systemu
• w przypadkach dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF

Uchylony zostaje obowiązek wyrażenia zgody na przesyłanie faktur elektronicznych przez nabywców. Nabywcy nie muszą zgadzać się na fakturę ustrukturyzowaną, ponieważ będzie obowiązkowa.

Tylko do końca 2024 r. podatnicy będą mogli wystawiać faktury z kas fiskalnych oraz faktury uproszczone (do 450 zł należności). Do końca 2024 r. nie będą stosowane sankcje za nieprawidłowe fakturowanie.

Zasady korzystania z KSeF

• Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (tę datę będzie zawierać urzędowe poświadczenie dokumentu elektronicznego UPO oraz będzie uwidoczniona w strukturze numeru KSeF)
• Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Faktura ustrukturyzowana przekazywana nabywcy, który nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF jest uznawana za otrzymaną, w dacie jej otrzymania.
• W przypadku awarii lub ogłoszonej niedostępności KSeF, a także w przypadku braku możliwości wystawienia faktur ustrukturyzowanych z przyczyn leżących po stronie podatnika, tzw. tryb offline, datą wystawienia będzie faktyczna data wystawienia faktury przez podatnika, a datą otrzymania – data, kiedy podatnik otrzymał fakturę, chyba że wcześniej faktura zostanie wprowadzona przez wystawcę do KSeF, wtedy datą otrzymania będzie dzień nadania jej numeru KSeF.
• W przypadkach, gdy:
  - miejscem świadczenia jest kraj, inny niż Polska
  - nabywcą jest podmiot zagraniczny bez stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju
  - nabywcą jest podmiot zagraniczny ze stałym miejscem prowadzenia działalności w kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w transakcji nabycia towaru lub usługi, dla których wystawiono fakturę 
  - nabywca, z innych przyczyn niż powyższe, nie jest obowiązany do korzystania z KSeF
• faktura ustrukturyzowana jest udostępniania nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
• Faktura wystawiona w KSeF, ale używana poza systemem powinna być oznaczona zgodnie z przepisami wykonawczymi wydanymi przez MF. Faktura w momencie jej wydruku będzie oznaczana kodem weryfikującym, który umożliwi sprawdzenie, czy faktura została wystawiona w KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR na fakturze będzie możliwość jej sprawdzenia w KSeF.
• Faktura wystawiana w zamówieniach publicznych przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania lub systemu obsługiwanego przez Open PEPPOL, będzie musiała zostać przesłana do KSeF, i po przydzieleniu jej numeru będzie uznawana za fakturę ustrukturyzowaną.
• Faktura wystawiona do sprzedaży zainstalowanej na kasie fiskalnej – do faktury będzie się dodawać paragon w wersji papierowej lub numer dokumentu oraz unikatowy numer kasy zawarty w paragonie fiskalnym. Zachowany zostaje obowiązek, że fakturę wystawia się podatnikowi, o ile paragon zawierał numer NIP.
• Od 1 stycznia 2025 r. rezygnuje się z możliwości wystawiania faktury bezpośrednio przez kasę fiskalną ( bo wszystkie faktury muszą być wystawiane w KSeF) oraz z faktury uproszczonej (paragon fakturą)
• Dostęp do faktur w KSeF bez konieczności uwierzytelniania będzie możliwy, zasady określi rozporządzenie MF.
• Faktura zaliczkowa w KSeF – faktura rozliczeniowa powinna obejmować numery KSEF poprzednich faktur.

Rozwiązania w systemie KSeF

• System będzie umożliwiał przydzielanie identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy – dla dokonywania płatności
• Można będzie sprawdzić fakturę używana poza systemem za pomocą kodu QR, czy została wystawiona w KSeF
• Faktura elektroniczna wystawiona poza KSeF w czasie jego awarii lub niedostępności będzie musiała zostać wprowadzona do KSeF (szczegóły poniżej)
• Samofakturowanie – akceptacja wystawionej faktury przez sprzedawcę będzie musiała zostać dokonana poza systemem, natomiast w KSeF ma być dostępny filtr, który ułatwi wyszukiwanie takich faktur.
• Możliwe będzie wystawianie faktur w KSeF przez rolników ryczałtowych (faktura VAT RR). Jest to rozwiązanie dobrowolne. Nowelizacja doprecyzowuje zasady wystawiania faktur VAT RR tj. termin na ich wystawienie, zasady przeliczania kwot z walut, zasady korekty faktur VAT RR.

Faktury korygujące

Faktury korygujące będą musiały zawierać numer faktury korygowanej nadany przez KSeF, z wyjątkiem takich, którym nie został nadany numer.

Rezygnuje się z możliwości wystawienia not korygujących przez nabywcę. Będzie możliwość wystawiania tylko faktur korygujących.

Duplikaty faktur będą wystawiane tylko do faktur wystawianych poza KSeF.

Po stronie sprzedawcy zmniejszenie podstawy opodatkowania:

• faktury korekty wystawione w KSeF – w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik wystawił fakturę
• faktury korekty poza KSeF – w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę (rozwiązanie dla podmiotów, które nie mają obowiązku używania KSEF np. zagraniczni podatnicy lub zagraniczni podatnicy ze stałym miejscem prowadzenia działalności, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług). Jeśli mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej podatnik nie otrzymał potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę, a z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej – nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym warunki zostały spełnione (tj. sprzedawca podjął próbę doręczenia korekty a z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca wie, że taka faktura korekta została wystawiona). Nie dotyczy to faktur korygujących, które powinny być przesłane do KSEF.
• faktury korekty wystawione w trakcie awarii lub niedostępności systemu – otrzymanie potwierdzenia odbioru od nabywcy, chyba że wcześniej wystawca przesłał faktury do KSEF – wtedy data wysyłki do KSEF

Po stronie nabywcy:

• faktura ustrukturyzowana zmniejszająca VAT uwzględniana jest w rozliczeniu za okres, w którym zostanie otrzymana
• faktura inna niż ustrukturyzowana – w rozliczeniu za okres, w którym została otrzymana
• jeśli sprzedawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną, którą udostępnił nabywcy nieposiadającemu siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju lub nabywcy nieposiadającemu takiej siedziby, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, jeżeli nie uczestniczy ono w transakcji nabycia w innej formie  (tj. podmioty, które nie są zobowiązane do używania KSeF, ale mogą go stosować) – w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca wystawił fakturę (ponieważ sprzedawca rozliczy korektę w miesiącu jej wystawienia)
• w przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, która jest dostarczona nabywcy w innej formie (np. w trakcie awarii systemu) – data otrzymania faktury przez nabywcę, chyba że wcześniej faktura otrzymała numer KSEF- wtedy data przydzielenia numeru

Awaria systemu KSeF i serwisowanie KSeF

Minister Finansów zamieszcza na stronie Biuletynu Informacji Publicznej informację o długości trwania niedostępności (serwisowanie KSeF, informacje o niedostępności będą pojawiać się z wyprzedzeniem) oraz o awarii systemu KSeF. Informacja o awarii będzie zamieszczana również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. Jeśli informację o awarii nie da się zamieścić na stronie BIP lub za pomocą oprogramowania interfejsowego Minister będzie przekazywał ją w środkach komunikacji społecznej (sytuacja nadzwyczajna zagrożenie kraju lub jego infrastruktury).

Awaria systemu

W okresie awarii (ogłoszonej w zwykłym komunikacie Ministra Finansów) podatnik wystawia faktury elektroniczne w formacie KSeF i udostępnia nabywcy w sposób w nim uzgodniony.

W terminie 7 dni roboczych od daty zakończenia awarii KSeF podatnik jest obowiązany przesłać takie faktury elektroniczne do KSeF w celu przydzielenia im numerów. Tę samą zasadę stosuje się do faktur wystawionych w ramach przepisów o zamówieniach publicznych.

Taka faktura będzie podlegała oznaczeniu, jeżeli zostanie użyta poza KSeF w sposób, który określony zostanie w rozporządzeniu wykonawczym (inny dla zwykłych faktur wystawionych w KSeF używanych poza systemem).

Datą wystawienia faktury będzie data wystawienia wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania będzie data otrzymania przez nabywcę, chyba że wcześniej faktura zostanie załadowana do KSeF – to wtedy będzie to data przydzielenia jej numeru w KSeF.

Fakturę korygującą do faktury elektronicznej wystawionej w okresie awarii wystawia się po przydzieleniu faktury pierwotnej numeru KSeF.

Te same zasady stosuje się do wystawienia faktur korygujących, jeśli zostaną one wystawione w okresie trwania awarii KSeF.

W przypadku awarii nadzwyczajnej, ogłoszonej w środkach masowego przekazu, nie ma obowiązku przesyłania faktur do KSeF. W tym przypadku faktura nie musi być wystawiona elektronicznie w formacie KSeFu (ale może). Może być wystawiona papierowo lub elektronicznie.

Wystawianie faktur w przypadku niedostępności systemu inna niż awaria

Dotyczy to sytuacji serwisowania KSeF lub gdy podatnik nie ma dostępu do systemu KSeF (tryb off-line) z przyczyn leżących po jego stronie.

KSeFFaktury muszą być wystawione elektronicznie w formacie KSeF.

Podatnik jest obowiązany przesłać wystawione faktury nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia w celu przydzielenia numeru KSEF.

Takie faktury będą mogły zostać wystawione papierowo lub elektronicznie, w sposób uzgodniony z nabywcą i tez będą podlegały oznaczeniu zgodnie z przepisami rozporządzenia wykonawczego. Faktury będą musiały zostać oznaczone kodem, jeżeli będą używane poza KSeF.

Datą wystawienia faktury będzie data wystawienia wskazana na fakturze, a datą otrzymania data otrzymania, chyba że wcześniej faktura dostanie numer KSeF. Faktury korygujące do faktur elektronicznych wystawionych w okresie niedostępności systemu wystawia się po uzyskaniu numeru KSeF przez faktury pierwotne.

Tryb off-line nie jest dostępny dla faktur wystawionych w zamówieniach publicznych przy użyciu PEF i OpenPEPPOL.

W przypadku, gdy podatnik wystawił fakturę w trybie off-line i nie przesłał jej do KSEF, a następnie Minister Finansów ogłosił awarię systemu lub niedostępność, to okres przesłania faktury do KSEF wydłuża się do 7 dni od dnia zakończenia niedostępności systemu ogłoszonej w komunikacie.

Sankcje

Wchodzą w życie od 1 stycznia 2025 r.

Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

• Nie wystawił faktury w KSEF
• W okresie awarii systemu i niedostępności, ogłoszonych przez MF lub niedostępności z innych przyczyn niż awaria (off-line) nie wystawił faktury w formacie KSEF
• Nie przesłał faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria (w tym tryb off-line)

Kasy fiskalne

Wchodzą w życie od 1 stycznia 2025 r.

Rezygnuje się z możliwości wystawiania faktury z kasy fiskalnej. Taka sprzedaż będzie dokumentowana paragonem sprzedaży. Dokument wystawiony przez kasę nie będzie traktowany jako faktura.

Od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. będzie możliwość wystawiania faktur na sprzedaż z kasy fiskalnej, takie faktury będą wystawiane poza KSeF (w dotychczasowej formie).

Przechowywanie faktur

Faktury wystawione w KSeF będą przechowywane w KSeF przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po tym okresie podatnik ma obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu przedawnienia podatkowego.

Kurs waluty dla faktur ustrukturyzowanych – dodatkowa zasada

W przypadku faktur, dla których obowiązek podatkowy powstaje z momentem wystawienia, podatnik stosuje kurs NBP ogłoszony na dzień poprzedzający wystawienie faktury, ale będzie mógł zastosować z jeszcze wcześniejszego dnia (na wypadek gdyby nie zdążył wystawić faktury poprzez KSeF w danym dniu, a w następnym). Taka sama zasada będzie obowiązywać dla faktur wystawionych przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Zwroty VAT

Termin zwrotu VAT będzie wynosił 40 dni zamiast 60 dni.

Utrzymana zostaje zasada, że organ będzie mógł wydłużyć termin zwrotu. Postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu lub decyzja o odmowie zwrotu uznaje się za doręczoną w terminie 4 dni, zamiast 14 dni od dnia jej złożenia (jeżeli podatnik, jej nie odebrał). Podatnik może złożyć zażalenie w ciągu 17 dni, oraz odwołanie w ciągu 24 dni od upływu tego terminu.

Delegacje dla MF do wydania rozporządzeń:

Minister Finansów

• może określić przypadki, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF oraz warunki tego wyłączenia
• dane, za pomocą których będzie możliwy dostęp do faktury w KSEF bez konieczności uwierzytelniania oraz sposób dostępu do tej faktury
• sposób oznaczania faktur w KSeF, faktur elektronicznych wystawionych w przypadku awarii systemu, niedostępności lub niemożliwości korzystania z systemu, faktur VAT RR i VAT RR korekta wystawionych w KSEF, umożliwiający weryfikację danych z tych faktur oraz wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania (chodzi o posługiwanie się fakturami poza systemem)

Płatności za faktury

Płatności split payment

Przy dokonywaniu płatności w mechanizmie podzielonej płatności, przelew musi zawierać numer faktury lub numer faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSEF.

Zmiany dotyczące dokonywania płatności więcej niż jednej faktur – aktualnie możliwa jest płatność wielu faktur w split paymencie, o ile płatność obejmuje wszystkie faktury wystawione przez jednego dostawcę w okresie nie krótszym niż dzień i nie dłuższym niż miesiąc. W przypadku faktur KSEF będzie możliwość płatności dowolnych faktur od jednego dostawcy wystawionych w okresie nie krótszym niż dzień i nie dłuższym niż miesiąc (w komunikacie przelewu będzie podawać się identyfikator zbiorczy).

Inne płatności - dotyczy płatności dokonywanych od 1 stycznia 2025 r.

Nabywca towaru lub usługi wskazany na fakturze, który jest podatnikiem VAT czynnym, przy dokonywaniu płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika VAT czynnego, za pośrednictwem banku krajowego, jest obowiązany podać numer KSeF faktury lub identyfikator zbiorczy.

Obowiązek ten dotyczy również innego podatnika dokonujące zapłaty faktur wystawionych na rzecz nabywcy będącym czynnym podatnikiem VAT.

Status nabywcy jako podatnika VAT czynnego jest ustalany na podstawie białej listy na dzień dokonywania płatności.

Brak obowiązku JPK_FA dla faktur KSeF

Zmiany w Ordynacji podatkowej znoszą obowiązek przesyłania JPK_FA na żądanie organu dla faktur wystawionych w KSEF.

Faktury zaliczkowe (wchodzą w życie 1 września 2023 r.)

Podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej, jeśli w tym samym miesiącu dokonał czynności opodatkowanej. Dotyczy to faktur, które są wystawiane według ogólnych zasad dotyczących terminów tj. do 15 dnia następnego miesiąca, po miesiącu dostawy. Na wystawionej fakturze za dostawę towarów lub świadczenie usług powinna się znajdować dodatkowo data otrzymania zapłaty.

Faktura, do której wcześniej wystawiono fakturę zaliczkową, powinna uwzględniać numer faktury zaliczkowej (z KSeF, jeśli faktura zaliczkowa była wystawiona w KSeF).

Jeśli wystawiono tylko faktury zaliczkowe (które obejmują całą zapłatę za towar lub usługę), to ostatnia faktura zaliczkowa powinna zawierać numery poprzednich (z KSeF, jeżeli faktury były wystawione w KSeF)

Przepisy epizodyczne

Od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.

Nie muszą wystawiać faktur w KSeF:

• Podatnicy, których sprzedaż jest zwolniona z podatku, ponieważ są tzw. małymi przedsiębiorcami (nie przekroczyli wartości sprzedaży w poprzednim roku 200 tys. zł) lub podatnicy wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku. Będą oni zobowiązani do wystawiania faktur w KSEF od 1 stycznia 2025 r.
• Podatnicy wystawiający faktury uproszczone do kwoty należności ogółem 450 zł, w tym wystawiający paragony uznawane za faktury.
• Podatnicy wystawiający faktury z kasy fiskalnej.

Powyżsi podatnicy mogą wystawiać faktury w KSeF, z wyjątkiem faktur uproszczonych.

Elektronizacja WIS, WIT, WIP i WIA (wchodzą w życie od 1 stycznia 2024 r.)

Wnioski i postępowania odwoławcze będą obsługiwane wyłącznie elektronicznie.

Wniosek o Wiążącą Informację Stawkową może być złożony wyłącznie przez podmiot, który posiada konto w e-Urzędzie Skarbowym z aktualnym adresem poczty elektronicznej lub numeru telefonu. Dotyczy to również wnioskodawcy działającego przez pełnomocnika lub przedstawiciela, jeżeli wniosek jest składany za ich pośrednictwem.

Pisma w sprawie WIS składa się i doręcza wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Próbki towaru oraz dokumenty, które nie mogą być dostarczane przez e-Urząd Skarbowy dostarcza się na zasadach ogólnych.

Wniosek o WIT i WIP (Wiążąca Informacja Taryfowa i Wiążąca Informacja o Pochodzeniu) oraz WIA (Wiążąca Informacja Akcyzowa) będzie składany przez PUESC, pisma w postępowaniu odwoławczym też będą obsługiwane wyłącznie przez PUESC (dotyczy to pism składanych od 1 stycznia 2024 r.) PUESC będzie też służył do przedłużenia użycia, cofnięcia lub unieważnienia WIT.

Odwołanie elektronizacji ewidencji akcyzowych

Ustawa uchyla obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowych w postaci elektronicznej (miał wejść w życie 1 lutego 2024)

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, uprzejmie prosimy o kontakt.

Opracowanie: